Tietosuojaseloste

7.5.2018

 

Finland Young Professionals ry (Myöhemmin ”FYP” tai ”yhdistys” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme järjestämiimme tapahtumiin osallistuvista henkilöistä tai muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä vastaamme näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme yhdistyksemme toimintaa sekä verkostosuhteita. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

Yhdistys koostuu sen hallituksesta ja jäsenistä. Yhdistys järjestää verkostoitumistapahtumia verkostonsa jäsenille. Verkoston jäsenet koostuvat Suomessa toimivien yritysten nuorten osaajien verkostoista sekä näiden Finland Young Professionalsiin kuuluvien verkostojen yhteyshenkilöistä eli FYP Network Leadereistä. Verkoston jäsenet ovat yhdistyksen asiakkaita. Lisäksi kaikki yhdistyksen tapahtumiin osallistuvat henkilöt ovat yhdistyksen asiakkaita.

 

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Yhdistyksen yhteyshenkilönä toimii yhdistyksen puheenjohtaja. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voi ottaa yhteyttä yhdistyksen puheenjohtajaan lähettämällä sähköpostia osoitteeseen  chairman(ät)finlandyoungprofessionals.fi.

 

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1.     Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin tarkoituksena on ylläpitää yhdistyksen asioista vastaavien henkilöiden kontaktitietoja.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Sähköinen jäsenviestintä
  • Yhdistyksen tapahtumien ja muiden hallinnollisten asioiden viestiminen
  • Yhdistyksen tapahtumien järjestäminen
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

 

2.2.      Asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin pitämisen peruste on tapahtumiin osallistuvien henkilöiden tietojen kerääminen ja säilyttäminen tapahtumien järjestämisen vaatimalla tavalla.

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Yhdistyksen tapahtumien suunnittelu ja järjestäminen
  • Palautteen sekä ideoiden kerääminen
  • Jäsenverkostosuhteiden ylläpitäminen ja hoitaminen
  • Analysointi ja tilastointi seuraavien tapahtumien suunnittelun avuksi
  • Sähköinen suoramarkkinointi tapahtumista
  • Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
  • Tiedottaminen tapahtumista, joihin rekisteröity on ilmoittanut osallistuvansa
  • Tiedottaminen muista yhdistyksen asioista
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen

 

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1.     Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä (jäsenistä) seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • mahdolliset pankkitiedot yhdistyksen kulukorvauksia varten
  • tarpeen mukaan muita yksilöiviä tietoja, kuten henkilötunnus

 

3.2.     Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä (asiakkaista) seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, kansallisuus, syntymäaika
  • yksilöivät tiedot tarvittaessa, kuten henkilötunnus
  • ruokavalio, allergiat
  • työnantajayrityksen ja/tai jäsenverkoston nimi
  • koulutustausta sekä mahdollinen valmistumisvuosi
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • ammattiliittoon kuuluminen
  • mahdollisia muita tapahtumien järjestämiseen vaativia tietoja

Rekisteröidyltä kerättävät henkilötiedot ja niiden laajuus riippuvat järjestettävästä tapahtumasta. Rekisteröidyltä kerätään vain niitä henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä, jotka ovat tarpeellisia kunkin tapahtuman järjestämisen kannalta.

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1.     Jäsenrekisteri

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan:

  • jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, sosiaalisen median tai mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • rekisterinkäsittelijän (yhdistyksen hallituksen jäsenen) syöttäminä

Kerättyjä henkilötietoja voidaan päivittää suoraan järjestelmään joko itse jäsenen toimesta tai rekisterinkäsittelijän kautta.

 

4.2.     Asiakasrekisteri

Henkilötietoja kerätään

  • rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisjärjestelmän kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, sosiaalisen median kautta tai muulla vastaavalla tavalla
  • rekisteröidyn verkoston edustajalta sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, sosiaalisen median kautta tai muulla vastaavalla tavalla
  • yhdistyksen käyttämän lipunvälittäjän lipunmyyntijärjestelmästä
  • erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden, yhdistyksen tapahtumien sekä muiden vastaavien tilanteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

Asiakasrekisteri on yhdistyksen tapahtumakohtainen ja tiedot kerätään vain tapahtumakohtaisesti.

 

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan rekisteristä tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös yhdistyksen jäsenverkoston jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

 

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän hallituksen jäsenet ja tapahtumien järjestämiseen osallistuvat verkoston edustajat voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Tapahtumasta riippuen rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siis luovuttaa rekisteröidyn tai muun jäsenverkoston edustajalle, tai tapahtuman järjestämisen niin vaatiessa tietoja voidaan luovuttaa myös yhteistyökumppaneille tai muille kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan vain siinä määrin, kuin se kulloisessakin tilanteessa on välttämätöntä kohdassa 2.2 mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

 

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käytämme tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Tapahtuman järjestämisen niin edellyttäessä henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtumapaikan yhteyshenkilölle, ohjelman tuottajalle tai tapahtuman yhteistyötaholle, kuitenkin vain niissä määrin, kuin se on tapahtuman luonteen ja järjestämisen suhteen oleellista.
  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja esimerkiksi tilastollista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa yhdistyksen yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen:

info(ät)@finlandyoungprofessionals.fi

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

 

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja muihin kuin tapahtumiin suoraan liittyviin asioihin ilmoittamalla siitä kirjallisesti ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen info(ät)finlandyoungprofessionals.fi.

 

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän rekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen info(ät)finlandyoungprofessionals.fi. Yhdistyksellä on oikeus olla poistamatta tietoja tietyissä tilanteissa, muun muassa vedoten voimassa olevaan lakiin. Perustelut ilmoitetaan rekisteröidylle.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot yleisesti käytetyssä olevassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen info(ät)finlandyoungprofessionals.fi .

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa ja hävitetään niiden säilytystarpeen päätyttyä. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä käytetyn järjestelmän tietokannoissa, jotka ovat salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokantoihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on yhdistyksen tehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.